Die Empfehlungsschreiben sollten von einer qualifizierten Person ausgestellt werden, die Sie gut genug kennt, um Ihre Leistung und Ihre Arbeit korrekt und zutreffend zu bewerten. Meist fällt es auf, wenn das Empfehlungsschreiben von jemandem ausgestellt wird, der den betreffenden Bewerber nicht gut kennt, da diese Person in der Regel auf standardisierte Formulierungen und Floskeln zurückgreift. Meistens wenden sich Bewerber deswegen an einen Professor aus dem abgeschlossenen Erststudium und /oder an den aktuellen Arbeitgeber.
Zusätzlich sollten Sie übrigens auch darauf achten, dass der Aussteller des Empfehlungsschreibens einen positiven Leumund hat, da eine schlechte Reputation andernfalls auch ein negatives Licht auf Sie werfen kann.
Empfehlungsschreiben folgen meist einem bestimmten Aufbau und Schema.
Wichtig: Es kann allerdings auch sein, dass die Hochschule Vorlagen bzw. Muster zum Download bereitstellt – dann können natürlich auch diese ausgefüllt werden. Die HTWG Konstanz schreibt z.B. "Ihrer Bewerbung müssen zwei Empfehlungsschreiben beigefügt sein. Bitte fügen Sie diese in jeweils einem verschlossenen Umschlag Ihrer Bewerbung bei. Benutzen Sie für diese Empfehlungsschreiben ausschließlich das entsprechende Formular, das den Bewerbungsunterlagen beigefügt ist".
Gibt es keine Vorlage oder anderweitige Vorgaben, stehen zu Beginn des Letters of Recommendation der Briefkopf und die entsprechenden Daten des Ausstellers, gefolgt von Name und Anschrift des Empfängers.
Im Folgenden sollte der Aussteller seine Person und Funktion kurz vorstellen und deutlich machen, in welchem Verhältnis er zum Bewerber steht. Der Aussteller muss auch auf die konkrete Dauer der Kooperation bzw. der Zusammenarbeit eingehen und erläutern, unter welchen Rahmenbedingungen diese stattgefunden hat.
Im Anschluss folgt der Kernteil: die persönliche Bewertung. Hier sollte deutlich werden, was den Bewerber ausmacht und warum sich der Aussteller bereit erklärt hat, eine entsprechende Empfehlung auszusprechen. Der Aussteller beschreibt die Vorzüge, die Arbeitshaltung, herausstechende Charaktereigenschaften, das Fachwissen und die Fähigkeiten des Bewerbers und geht auch auf besondere Leistungen oder Auszeichnungen ein.
Abschließend kann er zusätzlich noch eine Einschätzung abgeben, die sich auf das Zukunfts- und Weiterbildungspotenzial des Bewerbers bezieht und sich als Empfehlung für einen MBA-Studienplatz verstehen lässt.
Das Empfehlungsschreiben sollte handschriftlich vom Aussteller unterschrieben werden.
Es gibt eine Reihe von (formalen) Voraussetzungen, die beim Erstellen eines Empfehlungsschreibens auf jeden Fall eingehalten werden sollten. Diese sollten dem Aussteller in der Regel bekannt sein; dennoch sollten Sie deren Einhaltung immer final überprüfen und ggf. auf eine Abänderung bestehen.
- Für das Empfehlungsschreiben sollte (wenn es von der Hochschule nicht explizit anders verlangt wird) immer der offizielle Briefbogen der Firma bzw. der Hochschule inklusive des passenden Logos verwendet werden.
- Achten Sie darauf, dass der Aussteller einen ausreichend persönlichen Bezug herstellt und auf Floskeln oder Superlative verzichtet. Diese wirken unglaubwürdig bzw. unseriös und machen deswegen einen schlechten Eindruck.
- Das Empfehlungsschreiben sollte kurz gehalten werden und eine Länge von einer DIN-A-4 Seite nicht überschreiten.
- Das Empfehlungsschreiben muss an einen bestimmten Adressaten gerichtet sein. Schriftliche Bewertungen ohne speziellen Empfänger sind keine Empfehlungs-, sondern sogenannte Referenzschreiben.
- Überprüfen Sie, ob die Hochschule ggf. besondere Anforderungen hat. Die Uni Mainz schreibt z.B. "Das Empfehlungsschreiben des Arbeitgebers soll auch Angaben über die finanzielle und die zeitliche Unterstützung des Bewerbers durch den Arbeitgeber enthalten."
Um Ihnen einen treffenden Einblick zu geben, haben wir Vorlagen verschiedener MBA-Studiengänge als Beispiel gesammelt:
Die Copyrights dieser Muster liegen selbstverständlich bei den jeweiligen Hochschulen.
↩ zurück zur großen Übersicht "Zulassungsvoraussetzungen"
Im Gegensatz zum Arbeitszeugnis, welches keine negativen Bewertungen über den Arbeitnehmer zulässt, gibt das Empfehlungsschreiben / der Letter of Recommendation meist ein ehrliches und glaubhaftes Bild des Bewerbers wieder. Denn wenn z.B. der Professor jemanden nicht guten Gewissens empfehlen kann, würde er ihm kein solches Schreiben unterzeichnen.
